Pixum hat den dritten Platz beim diesjährigen „Controlling Excellence Award“ des ICVs gewonnen.

Pixum

13.11.20
Finanzabteilung

Cewe-Tochter Pixum: So werden Controller zu Datenspezialisten

Auf Zahlen- und Datenbasis eine Planung zu erstellen, ist für Controller nichts Neues – ein Analyse damit zu fahren, hingegen schon. Bei dem Online-Fotodienstleister Pixum arbeiten Controller bereits als Datenexperten.

Noch immer haben Controlling-Abteilungen nicht den Zugriff auf alle Daten, die sie für eine effiziente Planung brauchen. Ein großes Problem, besonders für Onlinehändler: Ihre Controller stehen noch immer zu häufig vor der Herausforderung, dass die verantwortlichen Abteilungen ihnen nicht alle notwendigen Daten wie die Entwicklung der Verkaufszahlen bereitstellen. Die Folge: ungenaue Planungen, Prognosen und nicht zuletzt ein fehlendes Verständnis für die Geschäftsentwicklung.

Vor diesem Problem stand auch das Kölner Unternehmen Pixum, ein Onlinehändler für Fotobücher, Grußkarten und Poster. Pixum ist Teil der Cewe-Gruppe, die ebenfalls ein Onlinefotohändler sind.

Um das Problem zu lösen, hat Pixum das Projekt „Vision Team 42“ ins Leben gerufen. Dadurch wollen die Kölner das Controlling mit aussagekräftigeren Daten versorgen und so für mehr Transparenz im Unternehmen sorgen. Das Team entwickelte ein neues Datawarehouse – einen Online-Sammelplatz, in dem Daten gesammelt und in einem Dashboard für das ganze Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Mit dem Projekt bewarben sich die Kölner für den diesjährigen „Controlling Excellence Award“, den der internationale Controllerverein (ICV) für besondere Controlling-Arbeit vergibt – und räumten immerhin den dritten Platz ab. 

Pixum wollte Data Science implementieren

Zeitlich startete das Projekt 2018, wie Christian Moke, kaufmännischer Leiter sowie Leiter des „Team 42“, erzählt. Das Projekt wurde ins Leben gerufen, um den Datenaustausch innerhalb der einzelnen Abteilungen im Unternehmen zu verbessern. Es gab drei Abteilungen (Controlling, Datawarehouse und Business Intelligence), die jeweils mit einer Person besetzt waren und mit Daten gearbeitet haben. Diese Arbeit lief jedoch für jede Abteilung autark ab und es fehlte der Austausch mit dem Controlling. „Das war für die Mitarbeiter unbefriedigend, weil die Arbeit nicht effizient war.“

Das wollten Gründer und CEO Daniel Attallah sowie Christian Moke, der auch das Controlling leitet, ändern und „richtiges Data Science“ machen. Data Science beschreibt die tiefgehende Analyse von Zahlen. Die Aufgabe des neuen Teams ist es, dass alle Mitarbeiter an diesen Daten gemeinsam arbeiten.

Pixum entwickelte neue Abteilung

Nachdem sie sich für das Tool TimeXtender entschieden und das neue Datensystem implementiert hatten, standen personellen Veränderungen an. „Wir haben uns als neue Abteilung – Team 42 – zusammengeschlossen und diese Abteilung im Controlling verankert, um neue Technologien voranzutreiben“, sagt Moke. In dem neunköpfigen Team sitzen nun die Mitarbeiter aus dem Bereich Controlling, Datawarehouse, Business Intelligence und der Buchhaltung. Pixum hat insgesamt rund 160 Mitarbeiter.

Zu den Aufgaben des „Team 42“ zählen Datenauswertungen, klassische Monats- und Jahresabschlüsse, Performance-Abschlüsse, Modellentwicklungen und die Erstellung von Forecasts. „Uns ist wichtig, dass nur unsere Abteilung als Zentrale für die Erstellung der Daten zuständig ist.“ So arbeitet das Controlling jetzt unter anderem mit Daten, die sie vorher nicht gesehen haben. Dazu gehört zum Beispiel die genaue Performance der online gestaltbaren Online- Foto-Produkte.

Agile Methoden im Controlling bei Pixum

Neben dem zentralen Datensammelpunkt ist das Thema Transparenz ein besonderes Anliegen der neuen Abteilung. „Anders als viele Controlling-Abteilungen haben wir ein tagesaktuelles Monitoring. Wir können uns zum Beispiel viertelstündlich anschauen, wie sich etwa die Online Performance von Fotobüchern verhält.”

Daraus entstand das Format „Daily Numbers“. „Daily Numbers“ sind Kennzahlen wie Umsatz oder Deckungsbeitrag. Nachdem diese Daten dank der Arbeit des Teams 42 jeden Morgen automatisch aus dem Datawarehouse in die Dashboards geladen werden, stellt das Team diese in einem täglichen Stand-up-Meeting anderen Mitarbeitern vor. Diese können dann Fragen, Ideen und mögliche Gegensteuerungsmaßnahmen einwerfen. Während der Coronazeit passiert dies alles virtuell. Das Controlling erhofft sich davon, neue Ideen zu bekommen: „Manchmal steckt man so tief drin, das man nicht alles sieht. Mitarbeiter aus anderen Abteilungen haben da einen ganz anderen Blickwinkel darauf.“

Hier wird die neue Rolle der Pixum-Controller als Datenspezialisten gut deutlich: Denn die Zahlen werden nicht nur einfach vorgestellt, sondern von den Controllern auch eingeordnet, analysiert und neue Lösungswege vorgestellt. „Wir nehmen hier eher die Rolle als Business-Partner des Vorstands ein.“

Pixum plant mit jährlichem Forecast

Natürlich bleiben aber auch die klassischen Finanzcontrolling-Aufgaben nicht aus – obwohl diese im Gegensatz zu den restlichen agilen und dynamischen Methoden eher konservativ sind. Beim Forecasting setzt das Controlling auf eine klassische Jahresplanung. Grund dafür ist, dass diese Planungsmethode gängig bei der Muttergesellschaft der Cewe-Gruppe ist. „Wir überlegen derzeit aber, ob das wirklich noch zeitgemäß ist. Gerade die Coronavirus-Pandemie hat gezeigt, wie schnell sich so eine Planung ändern kann“, sagt Moke. Er würde sich einen rollierenden Forecast wünschen.

Auch Cewe unterstützt das Projekt von Team 42 und gab Pixum das Budget dafür frei. Auch andere Tochtergesellschaften von Cewe interessieren sich für die Konstruktion des Pixum-Datawarehouse und bildeten bereits erste Dashboards nach. Das Timing passt gut: Sowohl die Muttergesellschaft Cewe als auch einige Tochterunternehmen stellen derzeit auf SAP S/4 Hana um und nutzen dies, um auch das Thema Daten im Controlling auszuarbeiten.

 „Uns ist wichtig, dass nur unsere Abteilung als Zentrale für die Erstellung der Daten zuständig ist.“ 

Christian Moke, kaufmännischer Leiter bei Pixum

Nächste Controlling-Aufgabe: Forecast

Rückblickend war für den Datenexperten Christian Moke die größte Herausforderung, sich überhaupt auf das Projekt einzulassen und dieses durchzuziehen. „Das hat so bei uns bisher noch keiner gemacht, wir wussten nicht, wie das neue System läuft oder ob es das alte wirklich vollständig ablösen kann.“

Offiziell ist das Projekt abgeschlossen. Dennoch will das Team sich künftig vor allem mit dem Forecast-Prozess beschäftigen. Auch das Thema Marketing-Kosten steht auf der Agenda. Hier wollen sie aufschlüsseln, wie und wo diese Kosten entstehen und welche Lösungen aus diesen Daten gezogen werden können.

sarah.backhaus[at]finance-magazin.de

Wer hat sich den zweiten und ersten Platz beim ICV-Award geholt? Wer dahinter steckt, erfahren Sie hier nächste Woche. Am 17.11. stellen wir den zweiten Platz vor, einen Tag später gibt es dann die spannende Case Study zum Preisträger.