Bei der Umstellung auf SAP S/4 Hana gibt es einige Herausforderungen.

SAP

12.09.16
Finanzabteilung

So geht die Umstellung auf SAP S/4 Hana

Für SAP-Kunden führt kein Weg an der neuen Software S/4 Hana vorbei. Wie Unternehmen die Umstellung am besten angehen – und welche Stolpersteine es dabei gibt.

Wer heute SAP-Kunde ist, wird sich früher oder später mit der neuen Planungssoftware SAP S/4 Hana beschäftigen müssen. Schon allein deshalb, weil SAP nur noch bis zum Jahr 2025 das Vorgängersystem R3 warten und weiterentwickeln wird.

SAP-Kunden, die nicht zu SAP S/4 Hana wechseln wollen, bleibt damit nur noch der Wechsel zu einem anderen Anbieter wie beispielsweise Oracle oder Microsoft. Alle anderen müssen in den kommenden Jahren umstellen. Dieser Vorgang sei „nicht zu unterschätzen, denn S/4 Hana ist grundlegend anders als die Vorgänger“, sagt Anna Kremer, Beraterin für Finance und Controlling bei der Unternehmensberatung Q-Perior.

Airbus Optronics hat auf S/4 Hana umgestellt

Seit der Vorstellung im Frühjahr 2015 haben sich bereits einige, vor allem große, Unternehmen an SAP S/4 Hana herangewagt. So etwa der Luft-, Raumfahrt- und Rüstungskonzern Airbus, dessen Geschäftsbereich Optronics vor kurzem auf S/4 Hana umgestellt hat und dafür 5 Monate gebraucht hat.

Andere zögern – in vielen Fällen, weil sie den Aufwand einer Umstellung nur schwer abschätzen können, zeigt eine Umfrage des Marktanalyseunternehmens PAC und der IT-Beratung SNP. Wie lange ein Unternehmen für einen Wechsel braucht, hängt unter anderem davon ab, ob es den Greenfield- oder Brownfield-Ansatz wählt, erklärt Anna Kremer.

Greenfield-Ansatz: Radikaler Neuanfang mit S/4 Hana

Der radikalere Schritt ist der Greenfield-Ansatz: Dabei geben SAP-Kunden ihr altes ERP-System auf und implementieren ein neues System, das sie im Anschluss wieder neu mit Unternehmensdaten befüllen. „Das Unternehmen fängt bei Null an“, sagt Kremer. Sinnvoll sei dieser Ansatz vor allem dann, wenn ohnehin größere Veränderungen im Unternehmen anstehen, zum Beispiel bei einer Umstrukturierung von Geschäftsfeldern. Diese neue Struktur im alten ERP-System abzubilden, kann aufwendiger sein, als alles komplett neu aufzusetzen.

Wichtig ist, dass Unternehmen bei diesem Ansatz prüfen, welche Daten sie ins neue System mitnehmen und welche nicht – und ob diese archiviert werden müssen. „Auch wenn man die Daten im neuen System möglicherweise nicht mehr braucht, muss es eine Zugriffsberechtigung geben“, sagt Kremer.

Viele Unternehmen haben ERP-Systeme, die sie über die Jahre stark individualisiert haben. Manche wollen bewusst wieder zurück zur Standard-Version, um die Möglichkeiten der neuen Software voll ausnutzen zu können, hat Anna Kremer beobachtet. In solchen Fällen ist der Greenfield-Ansatz eine gute Möglichkeit.

Brownfield-Ansatz: Schrittweise Umstellung auf S/4 Hana

Wollen Unternehmen die Anpassungen hingegen bewusst behalten, ist ein Brownfield-Ansatz häufig die bessere Option. Dabei werden die bestehenden SAP-Systeme schrittweise auf S/4 Hana umgestellt. Die bisherige Landschaft bleibt größtenteils bestehen, kann aber von den Vorteilen der neuen Software profitieren.

Wichtig ist bei einem Brownfield-Ansatz, dass sich Unternehmen im Vorfeld genau überlegen, welche Funktionen sie noch brauchen und auf welche sie bei der Umstellung verzichten können, sagt Kremer. Nicht alle Anpassungen sind noch sinnvoll, daher bietet eine Umstellung auch die Chance zur Entrümpelung.

SAP S/4 Hana: Mehr als nur ein Software-Wechsel

Ob Green- oder Brownfield, eines haben beide Ansätze gemeinsam: Mit dem Aufsetzen einer neuen Software ist die Umstellung noch nicht getan, sondern Firmen müssen auch Arbeitsprozesse in der Buchhaltung und im Controlling umstellen, wenn sie den größtmöglichen Nutzen aus der Software ziehen wollen. Der Grund: In S/4 Hana sind diese beiden Abteilungen softwareseitig nicht mehr getrennt von einander. Daten, die im Controlling angelegt werden, erscheinen auch in der Buchhaltung und umgekehrt.

Die Datenstrukturen müssen also angeglichen werden. „Die Umstellung auf S/4 Hana ist kein normaler Releasewechsel, sondern eine datenstrukturelle Änderung“, meint daher Anna Kremer. SAP selber bietet auch Checklisten und Migrationsleitfäden für die Umstellung, diese sind allerdings nur eine technische Hilfe. Die tatsächliche Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe muss jede Firma selbst stemmen.

julia.schmitt[at]finance-magazin.de

SAP hat sein neues ERP-System SAP S/4 Hana auf den Markt gebracht – und bewirbt die neuen Möglichkeiten. Für viele Unternehmen ist die erzwungene Umstellung aber erst einmal stressig und teuer. Erfahrungsberichte und Ratgeber finden Sie auf unserer Themenseite zu SAP S/4 Hana.