Die Praxis zeigt, dass die Abstimmung und Konsolidierung der konzerninternen Leistungsbeziehungen häufig einen Hauptengpass der Abschlusserstellung in Finanzabteilungen bildet. Oft sind beträchtliche Kapazitäten sowohl auf Einzelgesellschafts- als auch auf Konzernebene mit der Klärung auftretender IC-Differenzen gebunden. Diese könnten an anderer Stelle wertschöpfender eingesetzt werden. Die steigende Bedeutung des IC-Abstimmungsprozesses im Rahmen der Abschlusserstellung durch Finanzabteilungen ist einer Reihe externer Faktoren geschuldet. Dazu zählen-etwa immer stärker verzahnte, internationale Wertschöpfungsketten, die zu einer hohen Anzahl an IC-Transaktionen führen oder Akquisitionen, die in heterogenen Systemlandschaften sowie unterschiedlichen Kontenplänen und Accounting-Prozessen resultieren. Weitere Treiber sind die steigende Geschäftsmodellkomplexität sowie der zunehmende Druck der Finanzmärkte auf schnelle Unternehmensabschlüsse. Auch die immer höheren Qualitätsanforderungen an den Konzernabschluss stellen CFOs bei der IC-Abstimmung vor Herausforderungen.
Vorherrschende Intercompany-Strukturen und -Prozesse werden dem Ziel eines schnellen, kostengünstigen und hochqualitativen Konzernabschlusses in der Praxis häufig nicht gerecht. Dabei treten vor allem folgende Schwachstellen auf:
- Keine klare Definition von konzernweit gültigen IC-Prozessvorschriften
- Manueller und ineffizienter Abstimmungsprozess konzerninterner Leistungsbeziehungen
- Mangelnde Transparenz hinsichtlich bestehender Differenzen und deren Ursachen sowie der Einhaltung bereits definierter Regeln
- Heterogene Systemlandschaften ohne ausreichende Anbindung und Integration der vor- und nachgelagerten Systeme
CFOs müssen Abstimmungsprozesse automatisieren
Um den vielschichtigen Herausforderungen zu begegnen, sollten Verantwortliche der Entstehung von IC-Differenzen bereits durch die Optimierung der Prozesse, die dem eigentlichen Abstimmungsprozess vorgelagert sind, entgegenwirken und dennoch aufkommende Differenzen in einem automatisierten Abstimmungsprozess effektiv klären.
Die Schaffung effektiver und effizienter IC-Prozesse erfordert einen integrierten, ganzheitlichen Ansatz mit konzernweit vorgegebenen und klar definierten Abläufen und Regeln für die vorgelagerten IC-Prozesse: Bestellung, Rechnungsstellung, -versand und -buchung sowie Zahlungsabwicklung. Zudem bietet sich zur effizienten Gestaltung der IC-Abstimmung die Einführung einer Softwarelösung an, die mittels nahezu automatisierter Abstimmung auf Belegebene in Transaktionswährung maßgeblich zur Beschleunigung des Abstimmungsprozesses beiträgt. Ergänzt durch ein kontinuierliches Monitoring kann das Unternehmen so gewährleisten, dass die vorgegebenen Regeln und Vorschriften adäquat befolgt werden.
Die genannten Maßnahmen helfen CFOs dabei, Optimierungspotentiale auf dem Weg zum Fast Close oder Quality Close zu heben und somit eine Beschleunigung des Abschlussprozesses zu erreichen sowie die Finanzdatenqualität erheblich zu verbessern.
