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So führen CFOs die E-Signatur ein

Die elektronische Unterschrift gehört zu den Basics der Digitalisierung der Finanzabteilung. Foto: momius - stock.adobe.com
Die elektronische Unterschrift gehört zu den Basics der Digitalisierung der Finanzabteilung. Foto: momius - stock.adobe.com

„Frustrierend“ – so beschreibt Peter Zillekens, CFO der DPE Investment Gesellschaft, den Prozess E-Signatur. „Wir führen die E-Signatur gerade ein. Aber es wird definitiv kompliziert, denn oft ist zum Beispiel nicht klar, in welchem Land was erlaubt ist oder ob die Unterschrift dann wirklich akzeptiert wird“, so der CFO. „Das ist schade, denn E-Signaturen haben das Potential, Deal-Abwicklungen wesentlich zu beschleunigen.“ Noch ist DPE ganz am Anfang der Implementierung.

Beim Dealabschluss müssen viele Dokumente unterzeichnet werden. Diese jedes Mal per Post zu verschicken oder das Dokumenten auszudrucken, zu unterschreiben, und wieder einzuscannen, ist mühselig und frisst Zeit. Das betrifft nicht nur Deals im Private-Equity– oder M&A-Bereich. Die ganze Finanzabteilung eines Unternehmens könnte von der E-Signatur profitieren.

Denn im Prinzip können alle Dokumente elektronisch von jedem Ort der Welt aus unterzeichnet werden – egal ob bei Auditberichten, Kreditverträgen oder Kontoeröffnungen. Mit speziellen Tools lässt sich zudem der gesamte Unterschriftsprozess digitalisieren. Die Deutsche Bahn nutzt zum Beispiel die elektronische Unterschrift für den Avalprozess.

Wieso ist es so herausfordernd, die E-Signatur einzuführen? Und was müssen Unternehmen dabei beachten?

Wer akzeptiert die E-Signatur?

Eine Herausforderung ist die weltweit unterschiedliche Behandlung. Seit Juli 2016 gibt es die eIDAS-Verordnung, die besagt, dass E-Signaturen innerhalb der EU rechtswirksam sind. Außerhalb der EU hat aber jedes Land seine eigenen Regeln, ob und wann elektronische Unterschriften gelten.

Beispiel USA: E-Signaturen sind laut dem Unterschriften-Tool „Adobesign“ in den USA gesetzlich handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt. Auch in China ist nach Angaben von Adobesign die E-Signatur „unter bestimmten Umständen“ erlaubt, ausgenommen sind Hongkong, Macau und Taiwan. Sowohl die USA als auch China sind beliebte Ziele für Deals und somit ist es für Unternehmen wie DPE von Vorteil, dass auch dort E-Signaturen gelten.

Der Begriff „elektronische Signatur“ umfasst drei Arten: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die Signaturen unterscheiden sich dabei im Sicherheitsniveau. Nur die qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Wann welche E-Signatur zum Einsatz kommt, entscheiden gesetzliche Anforderungen sowie unternehmenseigene Richtlinien.

E-Signatur: Vor allem Docusign ist beliebt

Finanzer können natürlich nicht einfach so überall mit der QES-Signatur unterschreiben. Es gibt spezielle Anbieter, die die Identität des Unterschreibers nach Vorlage des Ausweises beziehungsweise des digitalen Ausweises authentifizieren und bestätigen. Will beispielsweise der CFO einen Kreditvertrag unterschreiben, stellt der Anbieter nach Authentifizierung über einen Algorithmus einen privaten Schlüssel bereit, den nur der CFO besitzt und damit unterschreiben kann.

Dieser Schlüssel wird geheim gehalten. Dabei ist die Signatur mit einem Zeitstempel versehen. Die elektronische Signatur hat dabei neben ihrer Effizienz den Vorteil, dass sie zusätzlich sicherstellt, dass das Dokument im Nachhinein nicht verändert werden kann – in einem solchen Fall wird die Signatur ungültig. Sie soll also sicherer sein.

Unternehmen können sich zwischen einer Vielzahl von Anbietern entscheiden. Der wohl bekannteste Anbieter ist Docusign, gefolgt von Adobesign, wobei auch immer mehr Start-ups das Geschäftsfeld erobern wollen. Die Tools sind aber nicht ausschlaggebend dafür, ob eine E-Signatur genutzt werden kann, sondern eher in welcher Form. Sie sind sozusagen das Papier, auf dem unterschrieben wird und unterscheiden sich bei den Gebühren.

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Banken haben Nachholbedarf bei E-Signatur

Die Vorteile der E-Signatur liegen auf der Hand. Gerade durch das vermehrte mobile Arbeiten seit der Coronakrise befassen sich immer mehr Unternehmen mit dem Thema. Ein Punkt, weshalb die Unterschriftart dennoch in der Vergangenheit noch nicht in der Breite eingesetzt wurde, ist die Nutzung beim Schriftverkehr mit Banken. Grund dafür ist die Akzeptanz von E-Signaturen bei Banken – denn trotz der eiDAS-Verordnung haben viele Banken Nachholbedarf.

Allerdings gibt es hier auch eine positive Entwicklung: Laut einer Studie von FINANCE und LBBW, die im Juli und August vergangenen Jahres unter 236 Finanzentscheidern und Treasurer erhoben wurde, werden elektronische Signaturen bei Bankengeschäften vermehrt eingesetzt. 28 Prozent der Befragten nutzen sie bei Bankgeschäften, 10 Prozent befinden sich damit in einer Pilotphase. Einen Überblick über die Akzeptanz von E-Signaturen bei Banken finden Sie bei unserer Schwesterpublikation DerTreasurer.

Die Befragten nutzen die E-Signatur unterschiedlich: Sie kommen bei Avalen, Kreditverträgen und Kontoverträgen häufig zum Einsatz, werden zum Teil auch bei Verfügungsberechtigungen und Electronic-Banking-Verträgen eingesetzt.

Allgemein, auch außerhalb der Bankgeschäfte, nutzen 73 Prozent der befragten Studienteilnehmer E-Signaturen, 33 Prozent davon setzen auf das Tool Docusign. Das sind Zahlen, die zeigen, dass E-Signaturen in Zukunft nicht mehr wegzudenken sind. Sie sind ein Grundstein der Digitalisierung der Prozesse der Unternehmen.

sarah.backhaus[at]finance-magazin.de

sarah.backhaus@finance-magazin.de | + posts

Sarah Backhaus ist Redakteurin bei FINANCE und DerTreasurer. Sie hat Journalismus an der Hochschule für Medien, Kommunikation und Wirtschaft in Köln studiert. Sarah Backhaus arbeitete während ihres Studiums unter anderem für Onlinemagazine von Gruner + Jahr und schrieb als freie Journalisten für die Handelszeitung, faz.net und Impulse.

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