Frau von Roeder, in wenigen Tagen wird die diesjährige Vonovia-Hauptversammlung virtuell stattfinden, zum zweiten Mal nach 2020. Was waren die größten Herausforderungen vor der ersten virtuellen Hauptversammlung?
Wir hatten – wie andere Unternehmen auch – vor der Hauptversammlung im vergangenen Jahr keine Erfahrungswerte, was eine solche virtuelle Veranstaltung anbelangt. Daher war unsere Premiere kommunikativ wie technisch eine echte Herausforderung für uns. Das wichtigste dabei war ein neues Mindset im Team. Wir wollten nicht einfach eine Präsenzveranstaltung in die digitale Welt transferieren, sondern ein komplett neues Format ausprobieren.
Welche Anforderungen wollten Sie erfüllen?
Das Format sollte unterhaltsam, lebendig und natürlich juristisch einwandfrei sein. Unsere Stakeholder sollten zu Wort kommen, das haben wir mit Statements im Videoformat gelöst. Durch die Orientierung an Fernsehformaten ist es uns gelungen, auch online ein guter Gastgeber für unsere Shareholder sowie für Medienvertreter zu sein. Dieses Jahr arbeiten wir daran, uns weiter zu verbessern.
Vonovia-HV: Mehr Routine mit virtuellem Format
Wie verläuft die Vorbereitung jetzt im Vergleich zum vergangenen Jahr?
Wir gehen in diesem Jahr routinierter in die Vorbereitung, da wir mittlerweile in verschiedenen virtuellen Veranstaltungen Erkenntnisse gewonnen haben. Wir haben uns sehr gefreut, dass bei unserer virtuellen Hauptversammlung im vergangenen Jahr alles nahezu reibungslos funktioniert hat und wir viele positive Rückmeldungen erhalten haben – etwa für unser eigens installiertes Studio, das Übersetzen in Gebärdensprache und die Videobotschaften unserer Stakeholder. Die Hauptversammlung 2020 ist eine sehr gute Basis für die kommende virtuelle HV.
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Worauf wollen Sie aufbauen?
Uns war es bei der virtuellen HV besonders wichtig, dass sich unserer Stakeholder auch mit kritischeren Stimmen äußern konnten, etwa über zuvor aufgezeichnete Statements. Dieser Punkt wird auch in diesem Jahr eine zentrale Rolle spielen. Die Reden haben wir durch weitere Videoelemente und reduzierte Folien mit klarer Botschaft unterstützt. Auch darauf können wir sicher aufbauen.
Hat das virtuelle Format aus Ihrer Sicht Vorteile gegenüber der Präsenz-HV?
Einer der größten Vorteile einer virtuellen Hauptversammlung ist die Barrierefreiheit – insbesondere durch die Möglichkeit einer ortsunabhängigen Teilnahme. Durch das digitale Format konnten wir gegenüber dem Vorjahr mehr als dreimal so viele Aktionärinnen und Aktionäre erreichen wie im Vorjahr. Hinzu kommt eine gewisse zeitliche Flexibilität. So konnten Aktionäre bereits vorab ihr Stimmrecht ausüben und Fragen einreichen.
CFO von Roeder: Persönliche Gespräche fehlen
Gibt es auch etwas, das Sie im Vergleich zur physischen Präsenzveranstaltung vermissen?
Die Nachteile liegen sicherlich in der Distanz – das persönliche Miteinander ist der große Vorteil einer Präsenzveranstaltung. Für uns als Vorstand sind die persönlichen Gespräche ein wichtiger Baustein für die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Shareholdern, wir schätzen den persönlichen und direkten Dialog sehr. Außerdem ist es deutlich angenehmer, die Reaktionen der Gäste im Saal mitzubekommen und so die Stimmung der Aktionärinnen und Aktionäre aufgreifen zu können. Spricht man lediglich in eine Kamera, ist die Atmosphäre deutlich steriler.
„Perspektivisch gefällt uns die Idee einer Verbindung von virtuellen und physischen Elementen.“
Wie wird die Hauptversammlung in Zukunft aussehen – mit physischer Präsenz, virtuell oder in einer Mischform?
Sowohl virtuelle, physische sowie auch hybride Hauptversammlungen haben ihre Vorteile, aber auch ihre Herausforderungen. Perspektivisch gefällt uns die Idee einer Verbindung von virtuellen und physischen Elementen sehr gut. So könnten wir es beispielsweise auch Aktionärinnen und Aktionären von weiter weg ermöglichen, an der Veranstaltung teilzunehmen und ihnen Reisezeiten ersparen. Die Voraussetzung dafür ist, dass den Shareholdern auch digital eine angemessene Beteiligung möglich ist.
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Mehr über die Vita der CFO finden Sie im FINANCE-Köpfe-Steckbrief zu Helene von Roeder. Eine Einblick in rechtliche Neuerungen bei der virtuellen HV-Saison 2021 und Erfahrungen weiterer Finanzchefs lesen Sie in diesem Artikel.
