Bei vielen Konzernen stecken neue Technologien wie Künstliche Intelligenz, Robotics und Blockchain noch in den Kinderschuhen. Kaum jemand bezweifelt das enorme Potential der neuen digitalen Möglichkeiten, doch die konkreten Anwendungsfälle für die Finanzabteilung zeichnen sich erst nach und nach ab.
Die Deutsche Telekom hat bei sich drei Anwendungsfelder identifiziert und in den vergangenen beiden Jahren Digitalisierungsprojekte für ihr Internes Kontrollsystem (IKS) umgesetzt. „Wir haben sehr stark darauf geachtet, dass die Technologien für unsere Mitarbeiter tatsächlichen Mehrwert bieten“, sagt Andreas Bamberg, Leiter des gruppenweiten IKS-Managements bei der Telekom. „Die Mitarbeiter sind in diesem Fall unsere internen Kunden – und die müssen klare Vorteile haben.“
Künstliche Intelligenz: Telekom erschafft „Kira“
Eine der jüngsten Errungenschaften des IKS-Teams der Telekom ist eine Mitarbeiterin namens „Kira“. Bei ihr handelt es sich um eine Künstliche Intelligenz, die den Mitarbeitern beim Dokumentieren der Kontrollen direktes Feedback gibt. Sie soll so dafür sorgen, dass die Kontrolleure bestimmte Vorgaben einhalten: Zu den Parametern zählen die Häufigkeit einer Kontrolle, klare Verantwortlichkeiten für die Durchführung und eine detaillierte Beschreibung aller Maßnahmen.
„Kira“ greift zur Analyse auf Natural Language Processing, kurz NLP, zurück. Sie kann damit Textbausteine auf ihre Komplexität und ihre Inhalte analysieren. Acht Monate brauchte die Kontrollabteilung, um die KI und ihre Algorithmen „anzulernen“.
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Die Qualität der Kontrollbeschreibungen bewertet „Kira“ nun seit Oktober auf einer Skala von eins (schlecht) bis fünf (exzellent). „Sie spielt sofort zurück, wo es noch Verbesserungspotential gibt“, erläutert Bamberg. „Kira“ beschwert sich etwa, wenn sie anhand der Unterlagen nicht feststellen kann, wie häufig eine Kontrolle durchgeführt wird. Dann kann der Telekom-Mitarbeiter nachjustieren. Ist „Kira“ zufrieden, dann wurden die internen Vorgaben eingehalten.
Mitarbeiter behutsam heranführen
Gegenüber den Mitarbeitern sei es wichtig, die neue Technologie behutsam einzuführen. Gerade im Fall „Kira“ musste Teamchef Bamberg vorsichtig sein, da diese KI die Qualität der Kontrolle direkt kommentiert. „Unsere Mitarbeiter sollen sich von ,Kira‘ nicht getrieben fühlen.“
Mittelfristig soll die KI auch dem Management helfen, einen neuen KPI zur Verfügung zu haben. „Bis jetzt messen wir die Fehler-Ratio und die Effizienzen unserer internen Kontrollen. Neu hinzukommen soll eine Kennzahl für die Qualität“, sagt Bamberg. Auf dieser Grundlage könne man dann entscheiden, in welche Teile des IKS der Telekom mehr investiert werden müsse. Der KPI solle aber erst eingeführt werden, wenn die Mitarbeiter mit „Kira“ besser vertraut sind.
IKS der Telekom nutzen Echtzeitanalysen
Ein weiteres wichtiges Projekt für das IKS der Telekom ist „Dart“, kurz für Data Analytics and Real Time Alerts. In den Finanzsystemen der Telekom werden täglich tausende Buchungen vorgenommen. Das öffnet Tür und Tor für Betrugsversuche, etwa wenn ein unbefugter Mitarbeiter eines Lieferanten falsche Kontodaten an die Telekom übermittelt, um Geld auf sein Privatkonto umzuleiten („Payment Diversion“).
Solchen Betrügereien will der Telekommunikationskonzern einen Riegel vorschieben. „Dart“ analysiert Buchungen nun in Echtzeit und greift dabei auf eine SAP S/4 Hana Datenbank zurück, die IKS-Chef Bamberg als „sehr performant“ beschreibt.
Auch wenn die Telekom noch nicht umfänglich auf S/4 Hana umgestellt hat, bietet alleine die Nutzung dieser Datenbanktechnik einen klaren Vorteil: „Wir müssen nicht warten, bis ein Prozess schiefgeht und eine falsche Überweisung passiert, sondern bekommen bei Abweichungen von unserer üblichen Vorgehensweise einen Alert in Echtzeit.“
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Durch die Kombination von „Dart“ mit der Technologie des IT-Dienstleisters Celonis („Process Mining“) wird aktuell die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips erheblich erleichtert. So kann der Konzern laut eigenen Angaben ab sofort beispielsweise automatisiert in Echtzeit identifizieren, ob ein und dieselbe Person einen Einkaufsvorgang genehmigt hat und die Freigabe für eine Zahlung erteilt hat. „Anstelle von bislang 140 manuellen Funktionstrennungskontrollen soll es bald nur noch 35 bis 40 automatisierte Monitoring-Kontrollen im Konzern geben. Dadurch erwarten wir kurzfristige direkte jährliche Kosteneinsparungen von einigen hunderttausend Euro.“
„Mittelfristig wird die Automatisierung der Funktionstrennung auf unserer konzernweit standardisierten ERP-Plattform mit mehr als 150.000 End-Usern ein Vielfaches davon an Prozesseinsparungen durch eine vereinfachte Nutzeradministration ermöglichen“, zeigt sich IKS-Chef Bamberg selbstbewusst. Hier zeige sich das eigentliche Potential von integrierten, automatisierten Kontrollen.
Das Ziel der IKS-Einheit der Telekom ist es, durch „Dart“ die Qualitätskontrolle in der Wertschöpfungskette nach vorne zu ziehen. Anstatt dass ein Abschlussprüfer am Ende des Geschäftsjahres stichprobenartig die Kontrollsysteme prüft, soll deren Qualität fortlaufend sichergestellt werden. „Eine Maschine kann sich eine viel größere Grundgesamtheit vornehmen, als es ein Mensch je schaffen würde“, erklärt Bamberg.
Blockchain für Sign-offs vom Management
Zu guter Letzt hat sich die IKS-Einheit der Telekom Ende 2019 auch das Thema Blockchain angeschaut: Hier versuchte der Bonner Dax-Konzern im Zuge eines Pilotprojekts, Freigabeprozesse zu vereinfachen. „Wir haben ein komplexes IKS-Backendsystem, einige unserer Top-Manager haben darin nur einmal im Jahr eine aktive Rolle“, sagt Bamberg. Wenn eine Freigabe benötigt werde, schickt das System über eine private Blockchain eine Mail an den betroffenen Manager. „Der gibt dann frei – oder nicht. Durch die Blockchain-Technologie bewegt man sich aber auch außerhalb des IKS-Backends immer in einer manipulationssicheren Umgebung.“
Auch wenn IKS-Chef Bamberg der Blockchain-Technologie eine zukünftig immer wichtiger werdende Rolle zuspricht, will die Telekom diese im IKS vorerst nicht breit ausrollen. „Um den Schritt vom ,Proof of Concept‘ zum Produktivbetrieb zu gehen, müsste eine eigene Infrastruktur für die Blockchain geschaffen werden, die uns damals aber noch fehlte.“ Für das IKS überstiegen die Kosten den Nutzen einer breiten Anwendung. Man wolle sich das Thema zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anschauen.
Neue Technologien, neue Probleme
Telekom-Manager Bamberg rät anderen Konzernen, sich vor allem mit den neuen Herausforderungen und Möglichkeiten aktiv auseinanderzusetzen, die durch neue Technologien entstehen. „Oft unterschätzt man dabei den Folgeaufwand für den Betrieb von Digitalisierungsprojekten.“ So kann die Fehlerquelle Mensch durch Automatisierung zwar häufig umgangen werden, „aber auch eine KI oder ein Software-Roboter kann einen Fehler im Code haben. Diese zu entdecken braucht andere Kontrollprozesse.“
„Eine KI ist erstmal dumm.“
Bamberg erklärt weiter: „Eine KI ist erstmal dumm. Die Datenstrukturen ändern sich immer wieder, es kommen neue Konten, Buchungskreise oder Prozesse hinzu, andere fallen weg.“ Hier müsse regelmäßig geprüft werden, ob die KI neu angepasst werden muss, was aber nicht einfach sei. Denn die Projektteams sind dann oft schon wieder mit anderen Themen beschäftigt.
Auch an anderer Stelle haben Bamberg und sein Team schon festgestellt, dass Wartung und Betrieb ein häufig unterschätzter Aufwand bei der Nutzung neuer Technologien sind: „Wir nutzen schon seit 2018 intensiv Software-Roboter als schnell verfügbare Übergangslösung im IKS. Wir haben letztes Jahr aber einige Bots wieder ins Backend zurückgebaut, weil die Pflege und Wartung auf Dauer zu aufwendig waren.“
Info
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Jakob Eich ist Chef vom Dienst des Printmagazins FINANCE und arbeitet parallel für das Schwestermedium DerTreasurer. Beide Publikationen gehören zum Fachverlag F.A.Z Business Media, bei dem der gebürtige Schleswig-Holsteiner auch sein Volontariat absolviert hat. Eich ist spezialisiert auf die Themen Digitalisierung im Finanzbereich und Treasury. Erste journalistische Erfahrungen sammelte der Journalist in den Wirtschaftsmedien von Gruner+Jahr sowie in der Sportredaktion der Hamburger Morgenpost.
