Das Problem: „Auch das Accounting musste in den meisten Unternehmen kurzfristig ins Homeoffice wechseln, und da fiel auf, dass viele noch einen papierbasierten Workflow haben. Das heißt, dass Belege, Dokumente und vor allem Ein- sowie Ausgangsrechnungen erstmal gar nicht greifbar waren“, berichtet Grunwald. So mussten diese ganzen Dokumente zunächst einmal digitalisiert werden – was in Zeiten von Corona und Ausgangsbeschränkungen ebenfalls herausfordernd war. Besser sei es da Abteilungen ergangen, die schon vor Corona vieles digitalisiert hatten und E-Invoicing nutzten: „Diese konnten wesentlich schneller, unproblematischer und effizienter arbeiten“, glaubt der Berater.
Doch wie sollen Accounting-Abteilungen jetzt noch möglichst schnell alle Unterlagen digitalisieren? Es würde zunächst ausreichen, gestaffelt vorzugehen, so der Tipp von Grunwald. „Die Buchhaltung könnte sich zum Beispiel zuerst die Eingangsrechnungen vornehmen. Diese müssten dann eingescannt und als PDF auf einen Server übermittelt werden. Danach könnten dann die Ausgangsrechnungen folgen“, erklärt er. Auch könnte die Buchhaltung die Lieferanten auffordern, Rechnungen nur noch als PDF an eine Abteilungs-eMail-Adresse zu schicken. In jedem Falle steht für den Berater fest: „Das Coronavirus hat dem Thema definitiv einen Schub gegeben.“