CFO-Lehren: So wird das Reporting besser

Wenn Risiken auftauchen oder gar eine extreme Krisensituation wie die Coronavirus-Krise eintrifft, müssen CFOs schnell handeln. Damit Finanzchefs ad hoc effektive Entscheidungen treffen können, brauchen sie schnelle und verlässliche Informationen aus dem Treasury, Accounting und Controlling. Doch gerade die Krise hat aufgezeigt, dass beim Reporting der Controller oftmals noch Luft nach oben ist.

Der Idealfall sähe so aus: Eine unerwartete Situation tritt ein, wodurch der Forecast ins Wanken gerät. Das agil arbeitende Controlling aber kann dem CFO schnell und flexibel ein Reporting samt Gegensteuerungsmaßnahmen vorlegen, damit dieser Entscheidungen treffen kann.

In der Realität läuft das bei etlichen Unternehmen jedoch ganz anders ab. „Obwohl die Bedeutung des Reportings allgemein anerkannt ist, werden viele Berichtssysteme der Unternehmen den gestiegenen Erwartungen nicht gerecht“, sagt Wolfgang Völl, Director bei der Managementberatung Bearingpoint. Reporting-Prozesse seien vielfach noch geprägt von mühseligem manuellem Zusammenstellen und Verarbeiten von Daten. Das kostet Controller viel Zeit und ist weder schnell noch flexibel.

Zwar haben einige Unternehmen die Krise zum Anlass genommen, um ihr Reporting zu verbessern. Dennoch hinken viele Finanzabteilungen noch hinterher, beobachtet Völl. Sein Tipp: Für ein besseres Reporting sollten Unternehmen Datenflüsse automatisieren und dabei auch zusätzliche externe Daten berücksichtigen. Beispiele sind Echtzeitindikatoren der Bundesbank über die wirtschaftliche Lage, aber auch politische Entwicklungen. Entscheidungen über Reisebeschränkungen oder Kurzarbeitsregelungen etwa hatten im vergangenen Frühjahr auf einmal einen direkten Einfluss auf viele Geschäftsentscheidungen.

„Derartige Änderungen müssen konsequent beobachtet werden und im Reporting mit einfließen“, empfiehlt Völl. Wichtig ist, dass externe Daten mit den internen Daten wie Umsatz oder Gewinn verknüpft werden, damit Controller konkrete Gegensteuerungsmaßnahmen entwickeln können. Beispiel: Für eine Einzelhandelskette kann die Berücksichtigung der Entwicklung regionaler Covid-Inzidenzwerte sinnvoll sein, vor dem Hintergrund von resultierenden Ladenschließungen, verbunden mit entsprechenden Umsatzeinbußen.

Externe Daten sollten aber auch nach der Krise im Reporting berücksichtigt werden, rät Völl. „Sie können oft ein Frühindikator für potenzielle Risiken sein und helfen dabei, passgenauere Entscheidungen zu treffen.“

Positiv ist Experte Völl in den vergangenen Monaten aufgefallen, dass viele Unternehmen die Berichtsfrequenz erhöht haben. „Das ist ein Muss in einer Krisenphase, denn es gibt fast täglich neue Entwicklungen. Besonders wenn die Branche hart getroffen ist, reicht ein monatliches Reporting nicht aus.“

Gelungen ist das vor allem den Unternehmen, die nicht nur die inhaltlichen Voraussetzungen wie beispielsweise konsistente Steuerungsmodelle mitbringen, sondern die auch die technischen Voraussetzungen haben. „Unternehmen, die neben einem typischen ERP-System einen ‚Daten-Lake‘ und moderne Reporting-Frontend-Lösungen im Einsatz haben, sind heute agiler und schneller in der Lage, veränderten Berichtsfrequenzen bei gleichzeitig steigenden Anpassungsgeschwindigkeiten gerecht zu werden.“

Oft sind bereits deutlich mehr technologische Möglichkeiten im Unternehmen gegeben als tatsächlich genutzt werden, beobachtet Völl. Ist die Datenbasis vorhanden, dann ließen sich mit Tools wie Tableau oder Microsoft Power BI und anderen sehr schnell Krisen-Cockpits aufsetzen, um die wesentlichen KPIs kontinuierlich und automatisiert zu überwachen. Alle Tools haben auch während des Lockdowns den Vorteil, dass die Mitarbeiter der Finanzabteilung die Informationen auch von zu Hause abrufen können. Einige Systeme bieten sogar eine Art Real-Time-Kommentierung an, womit der CFO direkt seine Fragen und Anmerkungen an das Controlling zurückspielen kann.

sarah.backhaus[at]finance-magazin.de