Wenn Risiken auftauchen oder gar eine extreme Krisensituation wie die Coronavirus-Krise eintrifft, müssen CFOs schnell handeln. Damit Finanzchefs ad hoc effektive Entscheidungen treffen können, brauchen sie schnelle und verlässliche Informationen aus dem Treasury, Accounting und Controlling. Doch gerade die Krise hat aufgezeigt, dass beim Reporting der Controller oftmals noch Luft nach oben ist.
Der Idealfall sähe so aus: Eine unerwartete Situation tritt ein, wodurch der Forecast ins Wanken gerät. Das agil arbeitende Controlling aber kann dem CFO schnell und flexibel ein Reporting samt Gegensteuerungsmaßnahmen vorlegen, damit dieser Entscheidungen treffen kann.
In der Realität läuft das bei etlichen Unternehmen jedoch ganz anders ab. „Obwohl die Bedeutung des Reportings allgemein anerkannt ist, werden viele Berichtssysteme der Unternehmen den gestiegenen Erwartungen nicht gerecht“, sagt Wolfgang Völl, Director bei der Managementberatung Bearingpoint. Reporting-Prozesse seien vielfach noch geprägt von mühseligem manuellem Zusammenstellen und Verarbeiten von Daten. Das kostet Controller viel Zeit und ist weder schnell noch flexibel.
Reporting: mehr externe Daten und Szenarien
Bearingpoint
Zwar haben einige Unternehmen die Krise zum Anlass genommen, um ihr Reporting zu verbessern. Dennoch hinken viele Finanzabteilungen noch hinterher, beobachtet Völl. Sein Tipp: Für ein besseres Reporting sollten Unternehmen Datenflüsse automatisieren und dabei auch zusätzliche externe Daten berücksichtigen. Beispiele sind Echtzeitindikatoren der Bundesbank über die wirtschaftliche Lage, aber auch politische Entwicklungen. Entscheidungen über Reisebeschränkungen oder Kurzarbeitsregelungen etwa hatten im vergangenen Frühjahr auf einmal einen direkten Einfluss auf viele Geschäftsentscheidungen.
„Derartige Änderungen müssen konsequent beobachtet werden und im Reporting mit einfließen“, empfiehlt Völl. Wichtig ist, dass externe Daten mit den internen Daten wie Umsatz oder Gewinn verknüpft werden, damit Controller konkrete Gegensteuerungsmaßnahmen entwickeln können. Beispiel: Für eine Einzelhandelskette kann die Berücksichtigung der Entwicklung regionaler Covid-Inzidenzwerte sinnvoll sein, vor dem Hintergrund von resultierenden Ladenschließungen, verbunden mit entsprechenden Umsatzeinbußen.
Externe Daten sollten aber auch nach der Krise im Reporting berücksichtigt werden, rät Völl. „Sie können oft ein Frühindikator für potenzielle Risiken sein und helfen dabei, passgenauere Entscheidungen zu treffen.“
Szenarioplanung verbessert das Reporting
Und es gibt noch eine zweite Lehre, die CFOs aus Krisensituationen ziehen können, meint Völl: Eine Szenarienplanung ist zentral. Damit meint Völl Szenarien im Sinne alternativer Zukunftsbilder, etwa wie sich Marktteilnehmer verhalten könnten. „Wie wirken sich Maßnahmen auf Wettbewerber aus? Wie agieren Unternehmen aus meiner Supply Chain? Überlegungen dazu lassen dem CFO Spielraum, Handlungen und Maßnahmen nochmal zu überdenken.“
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Aus solchen Informationen heraus entwickelt das Controlling KPIs, die gut messbar sind. „Wichtig ist, dass Kernelemente, also die wichtigsten KPIs, aussagekräftig visualisiert werden. Das wirkt übersichtlich und hilft dem Management, dem Bedarf gerecht zu werden, schnell Entscheidungen treffen zu müssen“, sagt der Experte. Besonders anschaulich seien zum Beispiel interaktive Dashboards, auf die der CFO und seine wichtigsten Abteilungen zugreifen können.
Umstellung auf SAP S/4 Hana bietet neue Möglichkeiten
Positiv ist Experte Völl in den vergangenen Monaten aufgefallen, dass viele Unternehmen die Berichtsfrequenz erhöht haben. „Das ist ein Muss in einer Krisenphase, denn es gibt fast täglich neue Entwicklungen. Besonders wenn die Branche hart getroffen ist, reicht ein monatliches Reporting nicht aus.“
Gelungen ist das vor allem den Unternehmen, die nicht nur die inhaltlichen Voraussetzungen wie beispielsweise konsistente Steuerungsmodelle mitbringen, sondern die auch die technischen Voraussetzungen haben. „Unternehmen, die neben einem typischen ERP-System einen ‚Daten-Lake‘ und moderne Reporting-Frontend-Lösungen im Einsatz haben, sind heute agiler und schneller in der Lage, veränderten Berichtsfrequenzen bei gleichzeitig steigenden Anpassungsgeschwindigkeiten gerecht zu werden.“
Bei vielen großen Unternehmen, die ein ERP-System auf SAP-Basis nutzen, ist die Umstellung auf S/4 Hana eine Möglichkeit, die Datenquelle sowie das Reporting zu optimieren. Mittelfristig sind Unternehmen ohnehin zu einer Umstellung gezwungen, denn die alten ERP-Systeme laufen in einigen Jahren aus. Die Umstellung ist allerdings oft sehr aufwendig.
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Oft sind bereits deutlich mehr technologische Möglichkeiten im Unternehmen gegeben als tatsächlich genutzt werden, beobachtet Völl. Ist die Datenbasis vorhanden, dann ließen sich mit Tools wie Tableau oder Microsoft Power BI und anderen sehr schnell Krisen-Cockpits aufsetzen, um die wesentlichen KPIs kontinuierlich und automatisiert zu überwachen. Alle Tools haben auch während des Lockdowns den Vorteil, dass die Mitarbeiter der Finanzabteilung die Informationen auch von zu Hause abrufen können. Einige Systeme bieten sogar eine Art Real-Time-Kommentierung an, womit der CFO direkt seine Fragen und Anmerkungen an das Controlling zurückspielen kann.
Info
Auch andere Abteilungen erleben durch die Coronakrise eine Transformation. Wie CFOs das in den Bereichen Planung, Treasury und Risikomanagement am besten angehen, haben wir in der Serie CFO-Lehren für Sie zusammengefasst. Den Bereich Strategie haben wir uns hier bereits angeschaut. Was Investor Relations durch die Coronakrise gelernt hat, lesen Sie hier. Und wie CFOs in einer Krise führen sollten, erfahren Sie hier. Wie es beim Accounting aussieht, lesen Sie hier. Was das Treasury jetzt ändern sollte, finden Sie hier.
Sarah Backhaus ist Redakteurin bei FINANCE und DerTreasurer. Backhaus ist spezialisiert auf die Themen Restrukturierung, Transformation, Zahlungsverkehr und Cash Management. Sie hat Journalismus an der Hochschule für Medien, Kommunikation und Wirtschaft in Köln studiert. Sarah Backhaus arbeitete während ihres Studiums unter anderem für Onlinemagazine von Gruner + Jahr und schrieb als freie Journalistin für die Handelszeitung, faz.net und Impulse.
